RFQ, RFP, RFI là gì? Phân biệt các loại yêu cầu trong quy trình mua hàng

RFQ, RFP và RFI là ba loại yêu cầu chuẩn trong quy trình mua hàng (procurement) mà bộ phận mua hàng của doanh nghiệp gửi cho nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng. Cả ba đều nhằm thu thập thông tin từ thị trường cung ứng, nhưng khác nhau ở mức độ chi tiết, mục tiêu và thời điểm sử dụng trong chu trình mua sắm. Hiểu đúng và dùng đúng loại yêu cầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đàm phán, giảm rủi ro chọn sai nhà cung cấp và có cơ sở so sánh minh bạch giữa các báo giá.

RFI là gì?

RFI (Request for Information - yêu cầu thông tin) là bước thăm dò thị trường đầu tiên trong chu trình mua hàng. Theo Wikipedia về Request for Information, RFI được doanh nghiệp phát hành khi cần tìm hiểu tổng quan năng lực, quy mô, tài chính và điểm mạnh - điểm yếu của các nhà cung cấp tiềm năng trước khi ra quyết định mua sắm hoặc đấu thầu chính thức. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp thường chưa xác định rõ thông số kỹ thuật hay ngân sách cụ thể, nên câu hỏi trong RFI mang tính mở, ít ràng buộc hơn RFP.

Trong thực hành mua hàng, việc phát hành RFI ở giai đoạn nghiên cứu thị trường giúp bộ phận mua hàng lập danh sách rút gọn (shortlist) nhà cung cấp đủ điều kiện tham gia bước tiếp theo, thay vì mời thầu ồ ạt mọi đơn vị trên thị trường. RFI vì vậy đóng vai trò lọc sơ bộ, không phải công cụ để ra quyết định mua cuối cùng.

RFQ là gì?

RFQ (Request for Quotation - yêu cầu báo giá) được sử dụng khi doanh nghiệp đã xác định rõ thông số kỹ thuật, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng và điều kiện giao hàng của sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua. Theo Wikipedia về Request for Quotation, mục tiêu chính của RFQ là mời các nhà cung cấp báo giá trên cùng một bộ tiêu chí kỹ thuật đã cố định, để bên mua có thể so sánh giá và điều kiện thương mại trên nền tảng ngang bằng nhau (apples-to-apples comparison).

Vì RFQ tập trung vào giá và các điều khoản thương mại đã được chuẩn hoá, đây là công cụ phù hợp với các mặt hàng có tính hàng hoá cao (commodity), ít khác biệt về chất lượng giữa các nhà cung cấp, ví dụ nguyên vật liệu tiêu chuẩn, bao bì đóng gói, dịch vụ vận chuyển theo tuyến cố định. RFQ ít phù hợp khi doanh nghiệp cần đánh giá năng lực giải pháp hoặc mức độ sáng tạo của nhà cung cấp, vì bản chất của RFQ không đòi hỏi nhà cung cấp đề xuất phương án riêng.

RFP là gì?

RFP (Request for Proposal - yêu cầu đề xuất) là loại yêu cầu phức tạp và chi tiết nhất trong ba loại. Theo mục Request for proposal trên Wikipedia, RFP được một tổ chức phát hành khi cần mua một dịch vụ hoặc sản phẩm mà giải pháp kỹ thuật chưa được xác định cứng nhắc, và mời các nhà cung cấp đề xuất phương án thực hiện phù hợp với nhu cầu của mình. Khác với đấu thầu truyền thống chỉ xét giá và chất lượng tối thiểu, RFP cho phép nhà cung cấp linh hoạt đề xuất giải pháp sáng tạo, miễn là đáp ứng mục tiêu nghiệp vụ mà bên mua đặt ra.

RFP thường được dùng cho các gói mua sắm phức tạp: triển khai hệ thống công nghệ thông tin, thuê dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) theo mô hình quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, tư vấn chiến lược, hoặc các dự án đòi hỏi nhà cung cấp trình bày phương pháp luận, đội ngũ triển khai và kế hoạch quản trị rủi ro. Vì nội dung đánh giá không chỉ dừng ở giá, quy trình chấm điểm RFP thường có trọng số cho nhiều tiêu chí: năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, tài chính và chi phí.

Bảng so sánh nhanh RFI, RFQ, RFP

Tiêu chí	RFI	RFQ	RFP
Mục đích	Thu thập thông tin, tìm hiểu thị trường	Yêu cầu báo giá trên tiêu chí cố định	Yêu cầu đề xuất giải pháp
Thời điểm dùng	Đầu chu trình mua hàng	Khi đã rõ thông số kỹ thuật	Khi cần giải pháp linh hoạt
Trọng tâm đánh giá	Năng lực, quy mô nhà cung cấp	Giá và điều khoản thương mại	Giải pháp, kinh nghiệm, giá
Mức độ ràng buộc	Thấp, mang tính thăm dò	Trung bình, so sánh giá trực tiếp	Cao, thường dẫn tới hợp đồng

Vị trí của RFI, RFQ, RFP trong chu trình mua hàng

Xét theo trình tự nghiệp vụ, ba loại yêu cầu này không tách rời nhau mà thường nối tiếp theo trình tự logic trong một chu trình mua hàng chuẩn: xác định nhu cầu, nghiên cứu thị trường (RFI), lập danh sách nhà cung cấp đủ điều kiện, mời chào hàng chính thức (RFQ hoặc RFP tuỳ tính chất gói mua), đánh giá và đàm phán, rồi mới đến ký hợp đồng và quản lý hiệu suất nhà cung cấp sau khi triển khai.

Không phải gói mua sắm nào cũng cần đi qua đủ ba bước. Với hàng hoá tiêu chuẩn, đơn giản, doanh nghiệp có thể bỏ qua RFI và đi thẳng vào RFQ. Với dự án phức tạp có giá trị lớn, việc phát hành RFI trước khi RFP giúp bên mua hiểu rõ hơn mức độ trưởng thành của thị trường cung ứng, từ đó viết yêu cầu đề xuất sát thực tế hơn, tránh đặt ra tiêu chí quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của các nhà cung cấp.

Lỗi thường gặp khi chọn sai loại yêu cầu

Một lỗi phổ biến trong thực hành mua hàng là dùng RFQ cho các gói mua sắm cần giải pháp phức tạp. Khi đó, nhà cung cấp buộc phải báo giá trên một bộ thông số kỹ thuật do bên mua tự soạn, trong khi bên mua có thể chưa đủ chuyên môn để xác định đúng giải pháp tối ưu. Kết quả là giá thấp nhất trúng thầu nhưng giải pháp không phù hợp, phát sinh chi phí sửa đổi về sau.

Chiều ngược lại, dùng RFP cho những mặt hàng đơn giản, có tính hàng hoá cao cũng gây lãng phí thời gian: nhà cung cấp phải đầu tư công sức viết đề xuất chi tiết cho một sản phẩm về bản chất chỉ khác nhau ở giá, làm giảm số lượng nhà cung cấp sẵn sàng tham gia và kéo dài chu kỳ mua hàng không cần thiết. Việc chọn đúng công cụ theo tính chất từng gói mua, thay vì áp dụng máy móc một quy trình cho mọi trường hợp, là kỹ năng cốt lõi của người làm mua hàng và sourcing chuyên nghiệp.

Tài liệu tham khảo thêm về quy trình mua hàng

Sự khác nhau giữa mua hàng (purchasing) và quản trị mua sắm (procurement) cũng là nền tảng cần nắm trước khi thiết kế quy trình RFI - RFQ - RFP cho doanh nghiệp, được phân tích chi tiết trong bài Purchasing và Procurement khác nhau như thế nào. Với các doanh nghiệp muốn xây dựng năng lực procurement bài bản hơn, cuốn sách Delivering Customer Value through Procurement and Strategic Sourcing trình bày cách tích hợp quy trình RFx vào chiến lược sourcing tổng thể, giúp bộ phận mua hàng chuyển từ vai trò xử lý giao dịch sang vai trò tạo giá trị cho doanh nghiệp.

Toàn bộ tủ sách chuyên ngành mua hàng và quản trị chuỗi cung ứng, bao gồm các đầu sách về đánh giá nhà cung cấp, category management và chiến lược sourcing, được tổng hợp tại chuyên mục Mua hàng - Sourcing trên LogisticsBook.