Category Management in Purchasing - Jonathan O’Brien

Category Management in Purchasing: A Strategic Approach to Maximize Business Profitability của Jonathan O’Brien là cuốn sách nghiệp vụ được nhắc tới nhiều nhất khi nói về quản trị mua hàng theo nhóm hàng. Theo trang sách chính thức của nhà xuất bản Kogan Page, ấn bản thứ 5 ra mắt ngày 3/5/2024, dày 576 trang, mã EAN 9781398613799. Một cuốn sách nghiệp vụ đi tới lần tái bản thứ năm sau 15 năm là tín hiệu rõ ràng: nội dung của nó vẫn được người trong nghề dùng thật, không phải sách phong trào.

Cuốn sách này giải quyết vấn đề gì

Hầu hết bộ phận mua hàng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành theo chế độ phản ứng: bộ phận nào cần gì thì gửi yêu cầu, mua hàng đi hỏi giá, so sánh vài báo giá rồi chốt. Cách làm này có ba vấn đề. Thứ nhất, mua hàng luôn ở thế bị động, không có thời gian nghiên cứu thị trường cung. Thứ hai, tổng chi tiêu bị xé lẻ thành hàng trăm giao dịch nhỏ, mất hết lợi thế quy mô. Thứ ba, năng lực nằm trong đầu vài cá nhân, người đó nghỉ là mất.

Category management đảo ngược logic đó. Thay vì quản theo từng đơn hàng, doanh nghiệp gom toàn bộ chi tiêu thành các nhóm hàng (category) theo logic thị trường cung - ví dụ nhóm bao bì, nhóm vận tải, nhóm dịch vụ bảo trì, nhóm vật tư tiêu hao. Với mỗi nhóm, đội mua hàng dựng một chiến lược riêng dựa trên hai câu hỏi: nhóm này quan trọng thế nào với doanh nghiệp, và cán cân quyền lực giữa mình với thị trường cung của nhóm này ra sao. Từ hai câu trả lời đó mới suy ra hành động: đấu thầu cạnh tranh, hợp tác dài hạn với ít nhà cung cấp, hay tự làm thay vì mua.

Điểm mạnh của O’Brien nằm ở chỗ ông không dừng ở khung tư duy mà đưa ra trình tự thực thi. Sách dẫn người đọc qua các bước: xác định phạm vi nhóm hàng, thu thập và phân tích dữ liệu chi tiêu, phân tích thị trường cung và cấu trúc chi phí, chọn chiến lược, lập kế hoạch chuyển đổi, thực thi và đo lường kết quả. Mỗi bước có công cụ và biểu mẫu kèm theo. Đây là dạng sách bạn để mở trên bàn khi làm việc, không phải sách đọc một lượt rồi cất.

Ấn bản 5 mới gì so với các bản trước

Theo mô tả của Kogan Page, ấn bản 2024 bổ sung hai khối nội dung mà bản đầu (2009) không có.

Chuyển đổi số trong mua hàng. Phần này bàn về các nền tảng sourcing số, công cụ và hệ thống mới đang thay đổi cách làm category management - từ việc phân tích chi tiêu tự động thay cho bảng tính thủ công, tới các nền tảng đấu thầu điện tử. Với người đọc Việt Nam đang cân nhắc đầu tư phần mềm mua hàng, phần này giúp phân biệt đâu là công cụ giải quyết vấn đề thật, đâu là công cụ chỉ số hoá một quy trình vốn đã sai.

Mua hàng bền vững. O’Brien đưa hướng dẫn lồng ghép yếu tố bền vững và trách nhiệm vào chiến lược nhóm hàng, thay vì coi đó là một bộ tiêu chí dán thêm ở cuối. Đây không còn là chủ đề xa vời với doanh nghiệp Việt: các nhà mua hàng châu Âu và Mỹ ngày càng yêu cầu nhà cung cấp Việt Nam chứng minh nguồn gốc nguyên liệu, điều kiện lao động và dấu vết carbon. Doanh nghiệp nào biết đưa các tiêu chí này vào chiến lược nhóm hàng từ đầu sẽ chủ động hơn hẳn khi khách hàng đến kiểm toán.

Bản gốc năm 2009 tập trung định nghĩa và quy trình cốt lõi, với các tình huống thực tế ở những tập đoàn như GlaxoSmithKline, Haynes, Sara Lee - theo mô tả và đánh giá cộng đồng trên Goodreads cho ấn bản đầu. Khung xương của bản mới vẫn là khung đó; người đã đọc bản cũ có thể đọc chọn lọc hai khối nội dung mới.

Ai nên đọc, ai không cần

Nên đọc: trưởng bộ phận mua hàng hoặc người được giao xây lại quy trình mua hàng cho doanh nghiệp; chuyên viên sourcing muốn lên vai chiến lược thay vì mãi ở vai xử lý đơn; giám đốc điều hành doanh nghiệp sản xuất muốn hiểu tại sao chi phí mua hàng không giảm dù đã ép giá nhà cung cấp nhiều lần. Sinh viên ngành logistics và quản trị chuỗi cung ứng cũng dùng được, nhưng nên có nền lý thuyết trước.

Chưa cần đọc ngay: người mới vào nghề mua hàng dưới một năm, chưa nắm rõ chu trình đặt hàng - nhận hàng - thanh toán của doanh nghiệp mình. 576 trang chiến lược khi chưa nắm vận hành cơ bản sẽ tạo cảm giác choáng và khó áp dụng. Nhóm này nên bắt đầu từ tài liệu tiếng Việt về kiểm soát chi phí và đánh giá nhà cung cấp, rồi quay lại cuốn này sau.

Đặt cuốn này cạnh các sách mua hàng khác

Trong kho sách hiện có, cuốn gần nhất về chủ đề là Purchasing and Supply Chain Management của Arjan van Weele. Hai cuốn bổ trợ chứ không thay thế nhau: van Weele là giáo trình đại học, mạnh ở phần nền tảng lý thuyết, vị trí của mua hàng trong chiến lược doanh nghiệp và các mô hình kinh điển; O’Brien là sách hành nghề, mạnh ở phần công cụ và trình tự triển khai. Người học nên đọc van Weele trước để có khung, người đi làm cần kết quả nhanh thì đọc O’Brien trước.

Về mảng chi phí và quan hệ nhà cung cấp, Kiểm Soát Chi Phí Mua Hàng Và Quản Lý Nhà Cung Cấp là lựa chọn tiếng Việt dễ tiếp cận hơn, phù hợp làm bước đệm hoặc tài liệu đào tạo nội bộ cho nhân sự chưa đọc được tiếng Anh chuyên ngành.

Chân dung tác giả và toàn bộ bộ tác phẩm của ông về mua hàng được trình bày trong bài Jonathan O’Brien - người hệ thống hoá quản trị mua hàng theo nhóm hàng.

Lưu ý trước khi mua

Sách chỉ có bản tiếng Anh, chưa có bản dịch tiếng Việt phát hành chính thức. Ngôn ngữ thuộc loại chuyên ngành nhưng không hàn lâm khó đọc - câu ngắn, nhiều gạch đầu dòng, nhiều hình minh hoạ khung phân tích. Người đã làm mua hàng vài năm và đọc được tài liệu tiếng Anh cơ bản sẽ theo được.

Kogan Page bán bốn định dạng: bìa mềm, bìa mềm kèm sách điện tử, sách điện tử và bìa cứng. Nếu mua để dùng làm tài liệu tham chiếu khi làm việc, bản bìa mềm kèm sách điện tử tiện hơn vì tra cứu nhanh theo từ khoá. Giá niêm yết và tình trạng còn hàng nên kiểm trực tiếp trên trang nhà xuất bản vì có thay đổi theo thời điểm và khu vực.

Kết luận

Đây là cuốn sách nên có trên giá của bất kỳ ai chịu trách nhiệm về chi tiêu mua hàng của doanh nghiệp. Giá trị lớn nhất của nó không phải một mẹo đàm phán hay một mẫu hợp đồng, mà là chuyển mua hàng từ công việc phản ứng theo yêu cầu thành công việc có chiến lược, có dữ liệu và có thể chuyển giao được cho người kế nhiệm. Với doanh nghiệp Việt Nam đang lớn dần và bắt đầu thấy chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, đó đúng là bước cần đi.