Jonathan O’Brien - người hệ thống hoá quản trị mua hàng theo nhóm hàng

Trong nghề mua hàng, có một khoảng cách rất lớn giữa người “đi mua” và người “quản trị nguồn cung”. Người thứ nhất nhận yêu cầu, hỏi giá, so ba báo giá rồi chốt. Người thứ hai nhìn vào tổng chi tiêu của doanh nghiệp, chia nó thành từng nhóm hàng, hiểu thị trường cung của từng nhóm rồi mới quyết định chiến lược nào cần áp cho nhóm nào. Jonathan O’Brien là người đã hệ thống hoá con đường đi từ vai thứ nhất sang vai thứ hai, và đặt cho nó một cái tên mà giờ đây cả ngành dùng chung: category management - quản trị theo nhóm hàng.

Người thực chiến, không phải học giả

Jonathan O’Brien hiện là Tổng giám đốc (CEO) của Positive Purchasing Ltd, công ty tư vấn và đào tạo mua hàng có trụ sở tại Plymouth, Vương quốc Anh. Theo trang chính thức của Positive Purchasing, công ty này chuyên cung cấp chương trình huấn luyện và nền tảng số cho các bộ phận mua hàng, phục vụ nhiều tập đoàn toàn cầu.

Hồ sơ tác giả do nhà xuất bản Kogan Page công bố cho biết ông có hơn 30 năm kinh nghiệm, làm việc trực tiếp với cả đội ngũ thực thi lẫn ban điều hành để nâng năng lực mua hàng của tổ chức. Đây là điểm cần nhấn: O’Brien không viết từ ghế giảng đường mà viết từ các dự án chuyển đổi mua hàng thật, nơi cái giá của một chiến lược sai được tính bằng tiền và bằng gián đoạn nguồn cung.

Điều đó giải thích văn phong của ông: rất ít lý thuyết trừu tượng, rất nhiều biểu mẫu, ma trận, bước đi cụ thể. Người đọc có thể lấy một chương ra và bắt đầu áp dụng vào nhóm hàng đang phụ trách ngay tuần sau. Với người làm mua hàng ở Việt Nam - thường phải tự học nghề, ít có tài liệu chuẩn hoá bằng tiếng Việt - đây là kiểu sách dùng được, không phải kiểu sách để trưng.

Bộ sách mua hàng gồm nhiều mảnh ghép

O’Brien không viết một cuốn rồi dừng. Ông xây một bộ tác phẩm, mỗi cuốn giải quyết một mảng năng lực của người mua hàng, tất cả đều do Kogan Page ấn hành:

• Category Management in Purchasing - xương sống của cả bộ: cách chia chi tiêu thành nhóm hàng và xây chiến lược cho từng nhóm. Cuốn này đã đi tới ấn bản thứ 5, xuất bản tháng 5/2024.
• Supplier Relationship Management - quản trị quan hệ nhà cung cấp: phân loại nhà cung cấp nào cần “nuôi” dài hạn, nhà cung cấp nào chỉ cần giao dịch.
• Negotiation for Procurement and Supply Chain Professionals - đàm phán dành riêng cho dân mua hàng, khác đàm phán bán hàng ở chỗ người mua thường nắm thông tin ít hơn về cấu trúc chi phí của đối phương.
• The Buyer’s Toolkit - bản gọn nhẹ cho người mới hoặc người mua hàng không chuyên trách.
• Sustainable Procurement - mua hàng bền vững, chủ đề đã thành yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp Việt bán hàng vào EU.

Cách bố trí này cho thấy quan điểm nghề của O’Brien: mua hàng là một tập hợp năng lực chứ không phải một kỹ năng đơn lẻ. Biết đàm phán mà không biết phân tích thị trường cung thì chỉ ép giá được nhà cung cấp yếu. Biết phân tích mà không biết quản trị quan hệ thì chiến lược đẹp trên giấy rồi tắc ở khâu triển khai.

Đóng góp cốt lõi: biến mua hàng thành công việc có quy trình

Trước khi category management được chuẩn hoá, phần lớn quyết định mua hàng phụ thuộc kinh nghiệm cá nhân của người phụ trách. Người giỏi thì kết quả tốt, người đó nghỉ việc thì năng lực đi theo. O’Brien giải quyết đúng vấn đề này bằng cách đặt ra một chuỗi bước có thể dạy lại, kiểm tra được và lặp lại được: xác định phạm vi nhóm hàng, phân tích chi tiêu, đọc thị trường cung, chọn chiến lược, thực thi, đo lường.

Điểm mạnh thứ hai là ông không tách mua hàng khỏi chiến lược kinh doanh. Trong khung của O’Brien, chiến lược nhóm hàng phải bắt nguồn từ mục tiêu doanh nghiệp - nếu công ty đang cạnh tranh bằng tốc độ ra thị trường thì tiêu chí chọn nhà cung cấp không thể chỉ là giá thấp nhất. Cách đặt vấn đề này gần với hướng tiếp cận của Arjan van Weele trong giáo trình Purchasing and Supply Chain Management, nhưng O’Brien thiên hẳn về công cụ thực thi còn van Weele nặng phần nền tảng học thuật.

Điểm mạnh thứ ba, thấy rõ ở các ấn bản gần đây: ông liên tục cập nhật. Ấn bản 5 bổ sung phần chuyển đổi số trong mua hàng (nền tảng sourcing số, công cụ phân tích) và phần lồng ghép yếu tố bền vững vào chiến lược nhóm hàng - hai chủ đề mà ấn bản 2009 chưa có. Một cuốn sách nghiệp vụ sống được 15 năm qua 5 lần tái bản là chỉ dấu đáng tin về chất lượng nội dung.

Đọc O’Brien ở Việt Nam thì bắt đầu từ đâu

Nếu bạn đang phụ trách mua hàng cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ, thứ tự hợp lý là: đọc phần khung phân tích chi tiêu và phân nhóm trước, áp thử cho hai đến ba nhóm hàng chiếm tỷ trọng chi tiêu lớn nhất, rồi mới đọc sang phần chiến lược nâng cao. Đừng cố áp cả quy trình cho toàn bộ danh mục ngay lần đầu - đó là lỗi phổ biến khiến dự án chuyển đổi mua hàng chết yểu vì thiếu nguồn lực.

Với người muốn nắm phần chi phí và quan hệ nhà cung cấp bằng tiếng Việt trước khi đọc bản gốc, cuốn Kiểm Soát Chi Phí Mua Hàng Và Quản Lý Nhà Cung Cấp (bản tiếng Việt, đang có trong kho) là bước đệm hợp lý. Sau đó quay lại O’Brien để lấy phần khung chiến lược mà tài liệu tiếng Việt hiện chưa cuốn nào trình bày đủ hệ thống.

Toàn bộ đầu sách về mua hàng, sourcing và quản trị nhà cung cấp đang có trong kho được tập hợp tại kệ Mua hàng & Sourcing.

Nguồn tham khảo: hồ sơ tác giả và thông tin ấn bản do Kogan Page công bố; trang chính thức Positive Purchasing Ltd.