5 October, 2026

Thủ tục hải quan là gì? Quy trình 5 bước, hồ sơ và thời hạn theo Luật Hải quan

bởi Hồng Nguyễn · Chuyên viên kinh doanh · ICD Việt Nam

Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo Luật Hải quan đối với hàng hóa và phương tiện vận tải xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh. Với một lô hàng thương mại thông thường, quy trình gồm khai và truyền tờ khai điện tử, nhận kết quả phân luồng, nộp hoặc xuất trình chứng từ khi được yêu cầu, nộp thuế và cuối cùng là thông quan. Hàng chỉ được rời khu vực hải quan hoặc được đưa ra nước ngoài sau khi đã hoàn thành các bước này.

Đây là bài tổng quan của chuyên mục Nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Bài tóm lại khung pháp lý, ai làm gì ở từng bước, hồ sơ cần có, thời hạn xử lý theo luật và những thay đổi sắp có từ Luật Hải quan sửa đổi, để người mới biết mình đang ở đâu trong quy trình trước khi đi vào từng thủ tục cụ thể.

Thủ tục hải quan là gì theo quy định của pháp luật?

Định nghĩa pháp lý nằm trong phần giải thích từ ngữ của Luật Hải quan số 54/2014/QH13: thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. Cùng điều luật định nghĩa thông quan là việc hoàn thành các thủ tục hải quan để hàng hóa được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý nghiệp vụ hải quan khác.

Hai điểm cần lưu ý ngay từ đầu. Thứ nhất, thủ tục hải quan áp dụng cho hàng hóa và phương tiện vận tải, không phải thủ tục cho người xuất nhập cảnh. Thứ hai, luật quy định nguyên tắc: hàng hóa chỉ được thông quan sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan, và việc kiểm tra, giám sát hải quan được thực hiện trên cơ sở quản lý rủi ro. Vì vậy cùng một lô hàng, doanh nghiệp tuân thủ tốt có thể được thông quan trong vài phút, trong khi hồ sơ có dấu hiệu rủi ro phải qua nhiều lớp kiểm tra hơn.

Ai là người làm thủ tục hải quan?

Luật gọi chung là người khai hải quan, gồm chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải, người điều khiển phương tiện vận tải, đại lý làm thủ tục hải quan và người khác được chủ hàng hoặc chủ phương tiện ủy quyền. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê forwarder hoặc đại lý khai thuê, nhưng trách nhiệm pháp lý về nội dung khai báo vẫn thuộc người khai hải quan, nên chủ hàng cần hiểu đủ để kiểm tra lại những gì đơn vị khai thuê thực hiện thay mình.

Ai làm gì: bảng phân vai theo Điều 21 Luật Hải quan

Điều 21 Luật Hải quan chia rõ trách nhiệm hai phía khi làm thủ tục. Bảng dưới đây tóm lại theo trình tự thực tế:

Người khai hải quan	Cơ quan hải quan
Khai và nộp tờ khai hải quan	Tiếp nhận và đăng ký hồ sơ hải quan
Nộp hoặc xuất trình các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan	Kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải
Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm kiểm tra thực tế (khi được yêu cầu)	Tổ chức thu thuế và các khoản thu khác theo quy định
Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác	Quyết định thông quan hàng hóa, giải phóng hàng hóa, xác nhận phương tiện vận tải đã hoàn thành thủ tục

Quy trình làm thủ tục hải quan qua 5 bước

Trình tự dưới đây áp dụng cho lô hàng thương mại thông thường khai điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS. Hàng gia công, tạm nhập tái xuất hay quá cảnh có thêm quy định riêng.

Chuẩn bị hồ sơ. Kiểm tra hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ (nếu cần hưởng ưu đãi thuế) và giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành đối với hàng thuộc diện quản lý. Số liệu giữa các chứng từ phải khớp: tên hàng, số lượng, trị giá, số kiện, cảng đi, cảng đến.
Khai và truyền tờ khai điện tử. Người khai nhập thông tin vào phần mềm khai báo rồi gửi lên hệ thống của hải quan. Với hàng nhập khẩu, tờ khai có thể khai trước thông tin, sau đó khai chính thức; thông tin khai trước được phép chỉnh sửa trong thời gian quy định.
Nhận kết quả phân luồng. Hệ thống đối chiếu tờ khai với tiêu chí quản lý rủi ro và trả về luồng xanh, vàng hoặc đỏ. Bài Phân luồng tờ khai hải quan là gì giải thích chi tiết ba luồng và tỷ lệ thực tế.
Nộp hoặc xuất trình hồ sơ, kiểm tra hàng nếu bị yêu cầu. Luồng xanh không phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng thực tế; luồng vàng phải nộp thêm hoặc xuất trình chứng từ để kiểm tra hồ sơ; luồng đỏ phải kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nộp thuế và thông quan. Hệ thống tự tính thuế dựa trên mã HS, trị giá hải quan và thuế suất. Sau khi người khai hoàn thành nghĩa vụ thuế (hoặc được áp dụng cơ chế ân hạn, bảo lãnh nếu đủ điều kiện), cơ quan hải quan quyết định thông quan; hàng nhập khẩu được nhận về, hàng xuất khẩu được đưa ra cảng để xếp lên phương tiện vận chuyển.

Hồ sơ hải quan gồm những gì?

Điều 24 Luật Hải quan quy định hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan và các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình theo từng trường hợp. Tùy lô hàng, người khai có thể phải có hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, và các chứng từ liên quan khác theo pháp luật chuyên ngành. Bộ chứng từ đầy đủ và cách đọc từng loại được giải thích ở bài bài về bộ chứng từ xuất nhập khẩu trong chuyên mục.

Thời hạn xử lý theo luật: bao lâu thì hàng được thông quan?

Theo mô tả thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, dẫn Điều 23 Luật Hải quan, thời hạn xử lý hồ sơ khai điện tử như sau:

Tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan: ngay sau khi cơ quan hải quan nhận được hồ sơ đúng quy định.
Hoàn thành kiểm tra hồ sơ: chậm nhất 02 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.
Hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa: chậm nhất 08 giờ làm việc kể từ khi người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa.
Lô hàng số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc kiểm tra phức tạp: thủ trưởng cơ quan hải quan có thể gia hạn thời gian kiểm tra thực tế, tối đa không quá 02 ngày.

Cần phân biệt đây là thời hạn mà cơ quan hải quan phải xử lý sau khi nhận đủ hồ sơ. Thời gian thực tế của cả lô hàng còn phụ thuộc việc doanh nghiệp chuẩn bị chứng từ, hàng cần kiểm tra chuyên ngành hay không, và lịch của cảng, bãi.

Những thủ tục chuyên biệt không nằm trong 5 bước trên

Quy trình chung ở trên phù hợp với hàng kinh doanh thông thường. Các chế độ sau có thủ tục và hồ sơ riêng, nên cần tra quy định áp dụng thay vì làm theo khuôn chung:

Hàng gia công và hàng nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu.
Hàng quá cảnh, trung chuyển.
Hàng tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập.
Hàng chuyển phát nhanh, hàng mang theo người, tài sản di chuyển.
Hàng lưu tại kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ hoặc đưa vào kho bảo thuế.

Để đi sâu theo chiều xuất khẩu hoặc nhập khẩu, xem hai bài hướng dẫn từng bước trong chuyên mục: quy trình xuất khẩu gồm 7 bước và quy trình nhập khẩu gồm 8 bước, trong đó khâu làm thủ tục hải quan chỉ là một phần của chuỗi các việc trước và sau thông quan.

Luật Hải quan sửa đổi sẽ thay đổi gì?

Theo bài Những nội dung mới tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan đăng trên Chinhphu.vn ngày 27/09/2026, các thay đổi chính liên quan đến thủ tục gồm:

Hải quan số: hồ sơ hải quan được nộp qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, áp dụng cơ chế một cửa quốc gia; người khai không phải nộp hoặc xuất trình lại các chứng từ do cơ quan quản lý chuyên ngành đã cấp qua cơ chế này.
Quản lý rủi ro tự động hóa: ứng dụng công nghệ số, dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo vào quản lý rủi ro và quản lý tuân thủ.
Đại lý hải quan: bỏ điều kiện đối với đại lý làm thủ tục hải quan và nhân viên đại lý, việc quản lý giao Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Kho ngoại quan và địa điểm thu gom hàng lẻ: nâng thời hạn lưu giữ lên không quá 24 tháng và không quá 180 ngày, bỏ thủ tục xin gia hạn.
Sau thông quan: thời hạn kiểm tra sau thông quan và gia hạn được sửa từ “10 ngày làm việc” thành “không quá 20 ngày”; người khai tự phát hiện sai sót có thể khai bổ sung trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan, trước thời điểm bị dừng đưa hàng qua khu vực giám sát hoặc bị kiểm tra theo các trường hợp luật quy định.

Doanh nghiệp cần đối chiếu thời điểm có hiệu lực và văn bản hướng dẫn chi tiết trước khi áp dụng; trong khi chờ, quy trình hiện hành theo Luật Hải quan 2014 và các nghị định, thông tư hướng dẫn vẫn là căn cứ thực hiện.

Tài liệu nên có trong tầm tay

Người mới vào nghề thường vấp ở khâu chứng từ nhiều hơn khâu khai báo. Cuốn A Short Course in International Trade Documentation của Edward G. Hinkelman giải thích từng chứng từ thương mại quốc tế và quan hệ giữa chúng, hữu ích cho người làm chứng từ và khai hải quan. Các bài khác về hải quan, C/O, HS code và quy trình xuất nhập khẩu được tập hợp trong chuyên mục Nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

Câu hỏi thường gặp

Thủ tục hải quan khác thông quan thế nào?

Thủ tục hải quan là toàn bộ các công việc phải làm; thông quan là kết quả cuối cùng, khi việc hoàn thành thủ tục cho phép hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý khác.

Có bắt buộc phải thuê đại lý khai hải quan không?

Không. Chủ hàng có thể tự khai; đại lý chỉ là một trong những chủ thể được luật công nhận là người khai hải quan khi được chủ hàng ủy quyền.

Hàng luồng xanh có cần nộp chứng từ không?

Luồng xanh được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng người khai vẫn phải lưu giữ chứng từ và có thể bị kiểm tra sau thông quan.