Quản lý tồn kho là gì? Mô hình EOQ, tồn kho an toàn và các chỉ số cần theo dõi

Quản lý tồn kho là hoạt động xác định lượng hàng cần dự trữ, thời điểm đặt hàng và mức tồn tối thiểu phải duy trì, sao cho doanh nghiệp vừa không thiếu hàng vừa không chôn vốn quá mức trong kho. Đây là điểm giao nhau giữa ba bộ phận thường xuyên mâu thuẫn với nhau: kinh doanh muốn luôn có hàng, tài chính muốn giảm vốn lưu động, còn kho vận muốn giảm diện tích lưu trữ. Bài viết dưới đây trình bày các khái niệm nền tảng mà người làm chuỗi cung ứng cần nắm: mô hình EOQ, tồn kho an toàn, điểm đặt hàng lại và bộ chỉ số theo dõi.

Quản lý tồn kho giải quyết ba câu hỏi

Dù doanh nghiệp sản xuất, phân phối hay bán lẻ, mọi quyết định tồn kho đều quy về ba câu hỏi: đặt hàng bao nhiêu, đặt khi nào, và giữ lại bao nhiêu để phòng rủi ro. Ba câu hỏi này tương ứng với ba công cụ kinh điển là sản lượng đặt hàng kinh tế (EOQ), điểm đặt hàng lại (reorder point) và tồn kho an toàn (safety stock).

Chi phí tồn kho luôn gồm hai nhóm đối nghịch. Nhóm thứ nhất là chi phí đặt hàng: phí xử lý đơn, vận chuyển, kiểm nhận. Đặt càng nhiều đơn nhỏ thì tổng chi phí này càng cao. Nhóm thứ hai là chi phí lưu giữ: vốn nằm trong hàng, phí kho bãi, bảo hiểm, hao hụt, lỗi thời. Ôm càng nhiều hàng thì chi phí này càng cao. Bài toán tồn kho về bản chất là tìm điểm cân bằng giữa hai nhóm chi phí đó.

Mô hình EOQ: đặt bao nhiêu cho mỗi lần

EOQ (Economic Order Quantity) là mô hình xác định sản lượng đặt hàng làm tổng chi phí đặt hàng cộng chi phí lưu kho đạt mức thấp nhất. Mô hình do kỹ sư Ford W. Harris đưa ra từ năm 1913 và về sau được R. H. Wilson phát triển, phổ biến trong ứng dụng thực tế, theo tổng hợp về mô hình sản lượng đặt hàng kinh tế trên Wikipedia.

Công thức cơ bản: Q* = căn bậc hai của (2 x D x K / h). Trong đó D là nhu cầu cả năm, K là chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng, h là chi phí lưu giữ một đơn vị hàng trong một năm.

Điểm cần lưu ý khi áp dụng là các giả định của mô hình khá chặt: nhu cầu ổn định và biết trước, chi phí đặt hàng cố định không phụ thuộc sản lượng, hàng về đúng lúc tồn kho vừa cạn. Thực tế nhu cầu luôn biến động, nhà cung cấp có chiết khấu theo sản lượng và thời gian giao hàng thì thay đổi. Vì vậy EOQ nên được hiểu là điểm tham chiếu để đặt câu hỏi “lô hàng hiện tại của mình đang lớn hay nhỏ bất thường”, chứ không phải con số bắt buộc phải theo từng đơn.

Tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại

Tồn kho an toàn là phần dự trữ tăng thêm được giữ lại để giảm rủi ro hết hàng khi nhu cầu vượt dự báo hoặc nhà cung cấp giao trễ. Theo tài liệu tham khảo về safety stock trên Wikipedia, mức tồn an toàn phụ thuộc vào ba yếu tố: độ biến động của nhu cầu, độ biến động của thời gian giao hàng, và mức phục vụ mà doanh nghiệp cam kết. Mức phục vụ 95% tương ứng hệ số an toàn khoảng 1,65 trong giả định nhu cầu phân phối chuẩn.

Điểm đặt hàng lại là ngưỡng tồn kho mà khi chạm tới thì phải phát lệnh mua ngay. Cách tính đơn giản: điểm đặt hàng lại bằng nhu cầu bình quân trong thời gian chờ hàng cộng với tồn kho an toàn. Ví dụ, một mặt hàng bán trung bình 100 thùng mỗi tuần, thời gian đặt hàng tới khi nhận là 2 tuần, tồn an toàn 80 thùng, thì phải đặt hàng khi tồn còn 280 thùng.

Sai lầm phổ biến ở doanh nghiệp vừa và nhỏ là đặt một con số tồn tối thiểu chung cho mọi mã hàng. Cách làm này khiến hàng bán chậm bị dự trữ thừa trong khi hàng chủ lực vẫn đứt. Tồn an toàn phải tính riêng theo từng mã, dựa trên mức biến động thực tế của chính mã đó.

Phân loại ABC: tập trung công sức vào đúng chỗ

Một danh mục vài nghìn mã hàng không thể quản lý với cùng một mức độ chi tiết. Phân loại ABC chia hàng theo giá trị luân chuyển năm: nhóm A chiếm phần lớn giá trị nhưng ít mã, nhóm C ngược lại. Nhóm A cần đếm kiểm thường xuyên, dự báo kỹ, xem xét tồn hàng tuần. Nhóm C có thể đặt lô lớn, kiểm định kỳ thưa hơn, chấp nhận tồn dư cao hơn vì chi phí quản lý sát sao còn tốn hơn giá trị tiết kiệm được.

Bộ chỉ số nên theo dõi hằng tháng

• Vòng quay hàng tồn kho: giá vốn hàng bán chia tồn kho bình quân. Chỉ số này cho biết vốn nằm trong kho quay được bao nhiêu vòng mỗi năm.
• Số ngày tồn kho: 365 chia vòng quay. Diễn giải trực quan hơn cho người không làm tài chính.
• Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng: phần trăm đơn được giao đủ, đúng hạn ngay lần đầu.
• Tỷ lệ hết hàng: số lần hoặc số mã bị đứt trong kỳ, đo trực tiếp cái giá của việc cắt tồn kho quá tay.
• Tồn chậm luân chuyển: giá trị hàng không xuất kho quá 6 hoặc 12 tháng, cảnh báo sớm nguy cơ phải trích lập giảm giá.

Bốn chỉ số đầu phải đọc cùng nhau. Vòng quay tăng vọt trong khi tỷ lệ hết hàng cũng tăng không phải là cải thiện, đó là dấu hiệu đã cắt tồn kho vượt ngưỡng an toàn.

Khi tồn kho được quản lý xuyên suốt chuỗi

Tối ưu tồn kho trong phạm vi một doanh nghiệp có giới hạn của nó. Khi mỗi mắt xích tự dự phòng riêng, độ dao động đơn hàng bị khuếch đại dần khi đi ngược lên phía nhà cung cấp, hiện tượng quen thuộc mà chúng tôi đã phân tích trong bài về hiệu ứng bullwhip trong chuỗi cung ứng.

Hướng xử lý ở cấp chuỗi là chia sẻ dữ liệu nhu cầu thay vì chỉ chuyền đơn hàng. Mô hình tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) đi theo hướng này: nhà cung cấp được truy cập số liệu bán và tồn thực tế của khách hàng, tự quyết định thời điểm và lượng bổ sung. Nghiên cứu đăng trên Tạp chí Công Thương về quản lý tồn kho theo mô hình VMI cho thấy khi áp dụng VMI, mức tồn an toàn và tồn kho tối đa đều giảm so với đặt hàng truyền thống, đồng thời chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và chi phí thiếu hàng cùng giảm.

Đọc gì để đi sâu hơn

Phần lý thuyết tồn kho được trình bày đầy đủ và có bài tập vận dụng trong các giáo trình chuỗi cung ứng bậc đại học. Với người muốn nắm cả khung lập kế hoạch từ dự báo, tồn kho tới phối hợp chuỗi, cuốn Supply Chain Management của Chopra và Meindl là lựa chọn tiêu chuẩn, cũng là giáo trình được nhiều trường kinh tế trong nước sử dụng. Các đầu sách khác cùng chủ đề được tập hợp trong mục sách quản trị chuỗi cung ứng của kho sách.

Tóm lại, quản lý tồn kho tốt không đồng nghĩa với tồn kho thấp. Mục tiêu là giữ đúng lượng hàng, đúng mã, đúng thời điểm, với mức chi phí và rủi ro hết hàng mà doanh nghiệp chấp nhận được. Bắt đầu bằng phân loại ABC, tính lại tồn an toàn theo từng mã, rồi mới bàn tới các mô hình phối hợp ở cấp chuỗi.