Phân tích ABC là gì? Cách phân nhóm hàng tồn kho A, B, C trong quản lý kho

Phân tích ABC là kỹ thuật chia hàng tồn kho thành ba nhóm A, B, C theo mức độ quan trọng về giá trị, để dồn công sức kiểm soát vào số ít mã hàng chiếm phần lớn giá trị tồn kho. Nhóm A được theo dõi sát nhất, nhóm B ở mức vừa phải, nhóm C chỉ cần kiểm soát đơn giản. Nhờ vậy kho không phải quản lý mọi mã hàng bằng cùng một cách tốn kém.

Phân tích ABC là gì?

Theo mô tả trong Wikipedia về ABC analysis, đây là kỹ thuật phân loại hàng tồn kho trong quản trị vật tư. Hàng nhóm A cần kiểm soát chặt và hồ sơ chính xác, nhóm B kiểm soát vừa phải, nhóm C dùng cách kiểm soát đơn giản nhất với hồ sơ tối thiểu. Điểm cốt lõi là các mã hàng trong kho không có giá trị ngang nhau, nên không thể đối xử ngang nhau.

Hãy hình dung một kho linh kiện có 4.000 mã hàng. Chỉ vài trăm mã là những linh kiện đắt tiền, tiêu thụ nhanh, phần còn lại là ốc vít, nhãn dán, vật tư nhỏ. Nếu thủ kho kiểm đếm và đặt hàng cho tất cả theo cùng một nhịp, phần lớn thời gian sẽ bị tiêu tốn vào những mã ít giá trị nhất.

Nguồn gốc: từ nguyên lý Pareto

Phân tích ABC có cùng tinh thần với nguyên lý Pareto, hay quy tắc 80/20. Wikipedia về Pareto principle cho biết quy tắc này phát biểu rằng với nhiều hiện tượng, khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Năm 1941, Joseph Juran đưa khái niệm này vào kiểm soát chất lượng sau khi đọc công trình của nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto, người từng ghi nhận khoảng 80% đất đai nước Ý nằm trong tay 20% dân số.

Áp vào kho: một nhóm nhỏ mã hàng thường tạo ra phần lớn giá trị tiêu thụ hằng năm. Nhóm nhỏ ấy chính là nhóm A.

Ba nhóm A, B, C chia như thế nào?

Đây là cách chia minh họa được nêu trong Wikipedia. Cùng nguồn này lưu ý: không có ngưỡng cố định cho từng nhóm, mỗi doanh nghiệp có thể áp tỷ lệ khác nhau tùy mục tiêu và tiêu chí riêng. Một cách chia khác được trích dẫn là nhóm A khoảng 10% số mã chiếm 66,6% giá trị, nhóm B khoảng 20% số mã chiếm 23,3%, nhóm C khoảng 70% số mã chiếm 10,1%.

Cách thực hiện phân tích ABC trong 5 bước

1. Lấy dữ liệu: danh sách mã hàng (SKU), số lượng tiêu thụ và đơn giá trong một kỳ, thường là 12 tháng.
2. Tính giá trị tiêu thụ hằng năm của từng mã bằng số lượng nhân đơn giá.
3. Sắp xếp giảm dần theo giá trị này và tính tỷ lệ phần trăm tích lũy trên tổng giá trị.
4. Chọn ngưỡng cắt để gán nhóm A, B, C. Có thể dùng mức tham khảo 70/25/5 rồi điều chỉnh theo thực tế.
5. Gán chính sách quản lý cho từng nhóm và rà soát lại định kỳ, vì giá trị tiêu thụ của mã hàng thay đổi theo mùa vụ và vòng đời sản phẩm.

Theo Wikipedia, các phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) lớn đều có sẵn chức năng này, và khi chưa có ERP, doanh nghiệp vẫn làm được bằng bảng tính Excel.

Mỗi nhóm nên quản lý ra sao?

Nhóm A: kiểm soát sát sao

Mã hàng nhóm A cần số liệu tồn kho chính xác, vị trí lưu kho thuận tiện, rà soát nhu cầu thường xuyên và nhịp giao hàng ngắn. Wikipedia cho biết nhóm A có thể áp dụng các mô hình chặt như giao hàng đúng lúc (JIT) để tránh tồn dư. Đây cũng là nhóm nên được kiểm kê định kỳ dày hơn, xem chi tiết trong bài Cycle counting là gì.

Nhóm B: cân bằng chi phí và rủi ro

Nhóm B quan trọng hơn nhóm C nhưng kém nhóm A, nên dùng chu kỳ rà soát và đặt hàng ở mức trung bình, không cần theo dõi từng ngày.

Nhóm C: đơn giản hóa

Với nhóm C, mục tiêu là giảm công sức quản lý. Doanh nghiệp có thể đặt hàng theo lô lớn hơn, giữ tồn kho an toàn cao hơn một chút và kiểm tra ít lần hơn. Chi phí giữ thêm vài tuần hàng giá trị thấp thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí nhân công theo dõi sát.

Ví dụ minh họa về hiệu quả

Wikipedia nêu một ví dụ so sánh hai chính sách mua hàng cho 4.000 mã: chính sách “đồng đều” áp cùng nhịp giao hàng và mức tồn an toàn cho mọi mã, và chính sách “theo nhóm ABC” có nhịp riêng cho từng nhóm. Kết quả theo ví dụ này: giá trị tồn kho bình quân giảm khoảng 23%, số lần giao hàng giảm khoảng 69%, đồng thời tổng thời gian nhân công cần cho việc quản lý cũng giảm. Đây là số liệu minh họa trong tài liệu tham khảo, không phải kết quả bảo đảm với mọi kho, nhưng cho thấy hướng lợi ích rõ ràng của việc phân nhóm.

Ví dụ tính nhanh với 10 mã hàng

Giả sử một kho có 10 mã hàng với giá trị tiêu thụ hằng năm (đơn vị: triệu đồng) lần lượt là 500, 300, 80, 40, 30, 20, 12, 10, 5 và 3, tổng cộng 1.000 triệu. Sau khi sắp xếp giảm dần và tính tỷ lệ tích lũy, hai mã đầu chiếm 80% giá trị, nên xếp vào nhóm A, tức 20% số mã. Hai mã tiếp theo (80 và 40) đưa tích lũy lên 92%, xếp vào nhóm B. Sáu mã còn lại chỉ chiếm 8% giá trị, xếp vào nhóm C, nhưng lại là 60% số mã. Số liệu trên chỉ nhằm minh họa cách tính, không phải dữ liệu của một doanh nghiệp cụ thể.

Kết luận thực tế từ ví dụ: thủ kho nên dành phần lớn thời gian kiểm đếm, đối chiếu sổ sách và làm việc với nhà cung cấp cho hai mã nhóm A, thay vì chia đều công sức cho cả mười mã.

Khi nào nên áp dụng phân tích ABC?

Kỹ thuật này phát huy tác dụng khi kho có nhiều mã hàng và nguồn lực quản lý hạn chế, ví dụ kho phụ tùng, kho thương mại đa ngành hay kho vật tư của nhà máy. Với kho chỉ có vài mã hàng, lợi ích không đáng kể. Một hướng triển khai hợp lý là bắt đầu bằng bảng tính, gán nhóm cho toàn bộ mã hàng, sau đó gắn nhóm vào hệ thống quản lý kho để điều chỉnh chu kỳ kiểm kê, mức tồn an toàn và điểm đặt hàng lại theo từng nhóm.

Hạn chế cần lưu ý

• Giá trị cao không đồng nghĩa quan trọng nhất. Một linh kiện giá rẻ nhưng thiếu là dây chuyền dừng. Nhiều doanh nghiệp kết hợp thêm tiêu chí như mức độ thiết yếu và thời gian cung ứng, thay vì chỉ dựa vào giá trị.
• Phải cập nhật định kỳ. Phân loại một lần rồi để nguyên sẽ nhanh chóng lệch với thực tế.
• Không có ngưỡng chuẩn. Tỷ lệ 70/25/5 hay 80/15/5 chỉ là điểm xuất phát, cần điều chỉnh theo đặc thù ngành hàng.

Đọc thêm

Muốn đi sâu vào dự báo, tính cỡ lô, tồn kho an toàn và hệ thống đặt hàng, sách Inventory Management Explained của David J. Piasecki là tài liệu tham khảo phù hợp. Các bài khác về vận hành kho nằm trong chuyên mục Quản lý kho.