Lead time là gì? Cách tính và các loại lead time trong chuỗi cung ứng

Lead time là khoảng thời gian tính từ lúc phát sinh nhu cầu cho một đơn hàng (đặt mua nguyên vật liệu, đặt sản xuất hoặc khách hàng đặt mua) cho đến khi hàng hóa thực sự được nhận. Đây là một trong những chỉ số vận hành quan trọng nhất của chuỗi cung ứng, vì nó quyết định doanh nghiệp cần dự trữ bao nhiêu tồn kho an toàn, đặt hàng lại vào thời điểm nào, và khách hàng phải chờ bao lâu để nhận sản phẩm.

Lead time là gì?

Theo định nghĩa được Wikipedia tổng hợp, lead time (thời gian dẫn) là “khoảng trễ giữa lúc bắt đầu và lúc hoàn thành một quá trình”. Trong bối cảnh chuỗi cung ứng, đó là thời gian từ lúc khách hàng đặt hàng đến lúc đơn hàng sẵn sàng giao. Còn theo Trung tâm Hợp tác Nguồn lực Chuỗi cung ứng của Đại học North Carolina State (trích dẫn định nghĩa từ APICS), lead time trong logistics cụ thể hơn là “khoảng thời gian giữa lúc nhận ra nhu cầu cần đặt hàng và lúc nhận được hàng hóa”.

Hai định nghĩa này thống nhất ở một điểm: lead time không chỉ là “thời gian vận chuyển”, mà là toàn bộ chuỗi thời gian từ khâu ra quyết định đến khâu nhận hàng - bao gồm cả những công đoạn diễn ra trước khi hàng rời khỏi nhà cung cấp.

Các thành phần cấu thành lead time

Một lead time hoàn chỉnh, dù ở cấp độ sản xuất hay cấp độ đặt hàng quốc tế, thường gồm các đoạn thời gian sau, theo cách phân tách của APICS được NC State SCM Resource Cooperative dẫn lại:

• Order preparation time - thời gian chuẩn bị và xử lý nội bộ đơn hàng trước khi gửi đi cho nhà cung cấp.
• Queue time - thời gian đơn hàng nằm chờ trong hàng đợi sản xuất hoặc xử lý của nhà cung cấp.
• Processing time - thời gian thực sự sản xuất hoặc gia công sản phẩm.
• Move/transportation time - thời gian vận chuyển hàng từ nơi sản xuất đến nơi nhận.
• Receiving and inspection time - thời gian nhận hàng, kiểm đếm và kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho chính thức.

Bài viết trên Wikipedia bổ sung thêm góc nhìn theo chủ thể chịu trách nhiệm, chia lead time thành ba loại:

• Internal lead time - thời gian xử lý nội bộ của bên mua, tính từ lúc nhận ra nhu cầu đến lúc phát hành đơn đặt hàng chính thức.
• External lead time - thời gian bên cung ứng cần để phát triển, sản xuất, đóng gói và giao hàng.
• Manufacturing lead time - gộp toàn bộ các bước từ chuẩn bị đơn hàng, chờ, thiết lập máy móc, chạy sản xuất, di chuyển, kiểm tra đến nhập kho.

Ngoài ra, khi nói về lead time giao hàng cho khách (order lead time), Wikipedia còn phân biệt bốn cách đo khác nhau: actual OLT (thời gian thực tế từ lúc nhận đơn đến lúc giao hàng), requested OLT (thời gian từ lúc đặt hàng đến ngày khách mong muốn nhận), quote OLT (thời gian đã cam kết trong hợp đồng cung ứng) và confirmed OLT (thời gian từ lúc đặt hàng đến ngày nhà cung cấp xác nhận sẽ giao). Phân biệt rõ bốn khái niệm này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi đàm phán SLA giao hàng với đối tác.

Vì sao lead time quan trọng trong chuỗi cung ứng

Lead time ảnh hưởng trực tiếp đến ba quyết định vận hành cốt lõi:

• Tồn kho an toàn (safety stock): lead time càng dài và càng biến động thất thường, doanh nghiệp càng cần dự trữ nhiều tồn kho an toàn để tránh đứt hàng trong lúc chờ đơn hàng mới về. Đây cũng là lý do lead time luôn xuất hiện trong công thức tính điểm đặt hàng lại (reorder point).
• Khả năng đáp ứng khách hàng: lead time ngắn cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh với biến động nhu cầu, giảm rủi ro tồn kho lỗi thời và tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Chi phí vốn lưu động: lead time dài đồng nghĩa vốn bị “đóng băng” lâu hơn trong hàng tồn kho đang trên đường vận chuyển hoặc chờ xử lý, làm giảm vòng quay vốn của doanh nghiệp.

Vì vậy, trong các mô hình quản trị chuỗi cung ứng hiện đại như đã trình bày trong giáo trình Nguyên Lý Quản Trị Chuỗi Cung Ứng, việc rút ngắn và ổn định lead time thường được xem là một mục tiêu chiến lược ngang hàng với việc giảm chi phí vận hành, chứ không chỉ là một chỉ số vận tải đơn thuần.

Cách rút ngắn lead time

Theo Wikipedia, các hướng tiếp cận phổ biến để rút ngắn lead time bao gồm: cải thiện hiệu suất từng công đoạn xử lý, áp dụng san bằng sản xuất (production leveling) để tránh dồn đơn hàng vào một thời điểm, tự động hóa các bước thủ công dễ phát sinh chậm trễ, và loại bỏ các giai đoạn chờ/đợi không tạo ra giá trị trong quy trình. Trên thực tế vận hành tại Việt Nam, doanh nghiệp thường kết hợp thêm các giải pháp cụ thể hơn:

• Chuẩn hóa quy trình duyệt đơn hàng nội bộ để giảm internal lead time - phần thời gian hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp.
• Đàm phán lại lead time cam kết (quote OLT) với nhà cung cấp chiến lược, thay vì chỉ chấp nhận lead time mặc định.
• Phân bổ đơn hàng cho nhiều nhà cung cấp/tuyến vận tải song song để giảm phụ thuộc vào một mắt xích duy nhất có thể gây chậm trễ.
• Theo dõi sát biến động lead time thực tế so với lead time cam kết, làm cơ sở điều chỉnh tồn kho an toàn định kỳ thay vì áp một con số cố định.

Việc quản lý lead time thiếu chặt chẽ là một trong những nguyên nhân trực tiếp dẫn tới hiệu ứng bullwhip trong chuỗi cung ứng - khi các mắt xích phía sau liên tục điều chỉnh đơn đặt hàng vì không dự đoán được chính xác lead time thực tế của mắt xích phía trước, dẫn đến biến động cầu bị khuếch đại qua từng cấp.

Lead time khác cycle time như thế nào

Hai khái niệm này thường bị dùng lẫn lộn. Cycle time là thời gian thực tế để hoàn thành một đơn vị công việc trong một công đoạn cụ thể (ví dụ: thời gian máy chạy để sản xuất một lô hàng), trong khi lead time là tổng thời gian đầu-cuối của toàn bộ quá trình, bao gồm cả cycle time lẫn các khoảng chờ, di chuyển và xử lý hành chính xung quanh nó. Nói cách khác, cycle time luôn là một thành phần con nằm bên trong lead time, không bao giờ lead time nhỏ hơn cycle time của công đoạn tương ứng.

Kết luận

Lead time là chỉ số nền tảng để một doanh nghiệp logistics/chuỗi cung ứng lập kế hoạch tồn kho, đàm phán với nhà cung cấp và cam kết thời gian giao hàng với khách. Hiểu đúng các thành phần cấu tạo lead time - từ order preparation, queue time, processing time, move time đến receiving/inspection time - giúp doanh nghiệp xác định chính xác công đoạn nào đang gây chậm trễ để cải thiện có mục tiêu, thay vì chỉ tác động chung chung vào khâu vận chuyển. Với người mới tìm hiểu quản trị chuỗi cung ứng, đây là một trong những khái niệm nền tảng cần nắm vững trước khi đi sâu vào các mô hình tồn kho như EOQ hay tồn kho an toàn.

Xem thêm các đầu sách quản trị chuỗi cung ứng được LogisticsBook tuyển chọn tại danh mục Quản trị chuỗi cung ứng.