FIFO và FEFO là gì trong quản lý kho hàng? Phân biệt và cách áp dụng đúng

FIFO là nguyên tắc “hàng nhập trước, xuất trước” - hàng vào kho sớm nhất sẽ được lấy ra bán hoặc sử dụng trước. FEFO là nguyên tắc “hàng hết hạn trước, xuất trước” - ưu tiên xuất hàng có hạn sử dụng gần nhất, bất kể hàng đó nhập kho lúc nào. Hai nguyên tắc này quyết định thứ tự luân chuyển hàng hoá trong kho, ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ lệ hàng hỏng, hàng hết hạn phải huỷ và hiệu quả vận hành kho.

FIFO là gì?

FIFO (First In, First Out) là phương pháp quản lý luồng hàng hoá theo thứ tự thời gian nhập kho: lô hàng nào nhập trước thì xuất trước. Theo Wikipedia (FIFO and LIFO accounting), FIFO ghi nhận giá trị hàng tồn kho cũ nhất là hàng được bán/xuất trước, phần chi phí mua vào sớm nhất sẽ được tính vào giá vốn trước. Đây vừa là nguyên tắc kế toán tồn kho, vừa là nguyên tắc vận hành vật lý trong kho hàng.

Trong quản lý kho thực tế, FIFO được dùng phổ biến cho các mặt hàng có vòng đời sử dụng nhất định dù không phải hàng dễ hỏng cấp tốc: thiết bị điện tử, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng nhanh, phụ tùng có thể lỗi thời. Wikipedia nêu ví dụ điển hình: một chuỗi siêu thị thường áp dụng FIFO để đảm bảo hàng có hạn sử dụng sớm hơn được bán ra trước hàng có hạn sử dụng muộn hơn - đây chính là điểm giao thoa giữa FIFO và FEFO mà nhiều người hay nhầm lẫn.

Cách vận hành FIFO trong kho

Về mặt bố trí kho, FIFO thường đi kèm cách sắp xếp kệ hàng theo dạng “nhập một đầu, xuất một đầu” (flow rack) hoặc đánh số lô/ngày nhập để nhân viên kho lấy đúng thứ tự. Với hàng không có hạn sử dụng rõ ràng (linh kiện, vật tư công nghiệp), FIFO giúp tránh tình trạng một số lô hàng nằm im quá lâu trong kho, dẫn đến lỗi thời, ẩm mốc hoặc giảm chất lượng vật lý dù chưa “hết hạn” theo nghĩa chặt.

FEFO là gì?

FEFO (First Expired, First Out) là nguyên tắc ưu tiên xuất kho theo hạn sử dụng còn lại, không theo thời điểm nhập kho. Theo Wikipedia (First Expired, First Out), FEFO là thuật ngữ dùng trong quản lý tồn kho hiện trường để xử lý logistics cho các sản phẩm có thời hạn sử dụng giới hạn: hàng nào gần hết hạn sẽ được lấy ra sử dụng hoặc xuất kho trước, kể cả khi lô hàng đó không phải lô nhập kho sớm nhất.

FEFO được áp dụng chủ yếu trong hai nhóm ngành: dược phẩm - hoá chất (nơi hạn dùng được tính theo hạn lô sản xuất hoặc thời gian bảo quản) và thực phẩm - bán lẻ (đặc biệt ở khâu trưng bày kệ hàng). Ngoài ra, FEFO còn có ứng dụng phụ đáng chú ý: hàng gần hết hạn nhưng vẫn còn giá trị sử dụng có thể được chuyển hướng sang các chương trình từ thiện, viện trợ nhân đạo thay vì tiêu huỷ - vừa giảm lãng phí vừa tạo giá trị xã hội.

Vì sao FEFO không phải lúc nào cũng trùng FIFO

Với hàng hoá có hạn sử dụng đồng đều (cùng nhà sản xuất, cùng thời gian bảo quản chuẩn), lô nhập trước thường cũng là lô hết hạn trước - khi đó FIFO và FEFO cho kết quả xuất kho giống nhau. Nhưng thực tế nhiều mặt hàng có hạn sử dụng không đồng nhất giữa các lô, do khác nhà cung cấp, khác thời điểm sản xuất, hoặc điều kiện bảo quản khác nhau trước khi vào kho. Trường hợp này, nếu chỉ áp FIFO máy móc theo ngày nhập kho, kho vẫn có thể giữ lại một lô hàng sắp hết hạn trong khi xuất trước lô khác còn hạn dài hơn - dẫn đến hàng hỏng, hàng huỷ ngoài kế hoạch. Đây là lý do ngành dược phẩm, thực phẩm buộc phải quản lý theo FEFO thay vì chỉ dựa vào FIFO.

So sánh nhanh FIFO và FEFO

Áp dụng FIFO/FEFO trong quản lý kho thực tế

Theo bài viết “Quản lý kho hàng: Kinh nghiệm hay công nghệ?” trên Cổng thông tin Logistics Việt Nam, công tác quản lý kho tập trung vào việc bố trí, sắp xếp kệ hàng, bảo quản hàng hoá và tổ chức quy trình nhập - xuất - lưu trữ hồ sơ kho một cách khoa học. Việc chọn FIFO hay FEFO không phải quyết định một lần mà phải gắn với đặc tính từng nhóm hàng trong cùng một kho: một kho tổng hợp có thể vừa áp FIFO cho khu vực phụ tùng, vừa áp FEFO cho khu vực thực phẩm/hoá chất.

Ba việc doanh nghiệp cần làm để triển khai đúng nguyên tắc luân chuyển hàng:

• Gắn nhãn lô và hạn sử dụng rõ ràng ngay từ khâu nhập kho, không chỉ ghi ngày nhập mà còn ghi hạn dùng/hạn bảo quản nếu có.
• Thiết kế sơ đồ kệ hàng theo nguyên tắc luân chuyển đã chọn - kệ dạng flow-through cho FIFO, hoặc khu vực riêng theo mức độ gần hạn cho FEFO.
• Dùng hệ thống quản lý kho (WMS) hỗ trợ theo dõi lô/hạn dùng để tự động gợi ý vị trí lấy hàng đúng nguyên tắc, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công dễ sai sót của nhân viên.
• Đào tạo và kiểm tra định kỳ thao tác của nhân viên kho - dù đã thiết kế đúng sơ đồ và gắn nhãn đầy đủ, sai sót vẫn xảy ra nếu người lấy hàng không tuân thủ đúng thứ tự, đặc biệt vào giờ cao điểm hoặc khi kho thiếu nhân sự.

Một điểm doanh nghiệp mới làm quen với hai nguyên tắc này hay bỏ sót: FIFO và FEFO không loại trừ nhau mà có thể kết hợp trong cùng một quy trình. Cách làm phổ biến là áp FEFO làm nguyên tắc chính cho nhóm hàng có hạn sử dụng, đồng thời dùng FIFO làm nguyên tắc phụ để phân xử khi nhiều lô hàng có cùng hạn sử dụng - khi đó lô nào nhập kho trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Cách kết hợp này giúp kho vừa kiểm soát rủi ro hết hạn, vừa tránh tình trạng một lô hàng cụ thể bị “bỏ quên” phía sau kệ trong thời gian dài.

Với sinh viên và nhân sự mới vào ngành, hiểu đúng bản chất khác nhau giữa FIFO và FEFO là kiến thức nền cần có trước khi học sâu hơn về hệ thống quản lý kho (WMS) hay các mô hình luân chuyển hàng hoá phức tạp hơn như cross-docking. Để hệ thống hoá kiến thức quản lý kho từ cơ bản đến nâng cao, có thể tham khảo cuốn World-Class Warehousing and Material Handling của Edward Frazelle - một trong những tài liệu tham khảo được dùng phổ biến trong đào tạo quản trị kho vận quốc tế.

Nguyên tắc luân chuyển hàng hoá không đứng độc lập mà là một phần trong bộ quy tắc vận hành kho rộng hơn, cùng với các nguyên tắc như 5S trong kho hàng (sắp xếp, sàng lọc, vệ sinh kho) hay việc triển khai hệ thống quản lý kho tự động. Xem thêm các bài viết khác trong chuyên mục Quản lý kho để nắm toàn diện quy trình vận hành kho hàng logistics.