Vận đơn hàng không (AWB) là gì? Chức năng, cách đọc số AWB và khác gì vận đơn đường biển

Vận đơn hàng không (Air Waybill, viết tắt AWB) là chứng từ do hãng hàng không hoặc đại lý được ủy quyền phát hành để xác nhận đã nhận hàng và cam kết vận chuyển đến sân bay đích. AWB đồng thời là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng không, nhưng khác với vận đơn đường biển, nó không phải chứng từ sở hữu hàng hóa và không thể chuyển nhượng. Nắm rõ điểm này giúp người làm xuất nhập khẩu tránh nhầm lẫn khi thanh toán quốc tế và khi nhận hàng tại sân bay đến.

AWB là gì và nó làm những việc gì?

Theo Wikipedia tiếng Anh về Air waybill, AWB là biên nhận do hãng hàng không quốc tế phát hành cho lô hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Bài viết trên Wikipedia tiếng Việt về vận đơn hàng không liệt kê năm chức năng thực tế của chứng từ này:

Vì AWB không đại diện cho quyền sở hữu, người nhận chỉ cần chứng minh đúng danh tính là nhận được hàng, không cần xuất trình bản gốc như vận đơn đường biển theo lệnh. Đây cũng là lý do hàng đi đường hàng không thường được giao nhanh hơn ở đầu đến.

Số AWB 11 chữ số đọc như thế nào?

Mỗi AWB mang một dãy 11 chữ số duy nhất. Cả hai trang Wikipedia trên đều mô tả cấu trúc này theo chuẩn của IATA (Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế):

Số kiểm tra được tính bằng cách chia số thứ tự cho 7 và lấy phần dư. Nhờ mã tiền tố, chỉ cần nhìn ba chữ số đầu là biết lô hàng thuộc hãng nào và tra cứu tình trạng trên hệ thống theo dõi của hãng đó.

Master AWB và House AWB khác nhau ra sao?

Trong thực tế, một lô hàng thường có hai lớp vận đơn. Master AWB (MAWB) do chính hãng hàng không phát hành, dùng biểu mẫu in sẵn và chịu sự điều chỉnh của các công ước quốc tế như Công ước Montreal. House AWB (HAWB) do công ty giao nhận (forwarder) phát hành cho từng chủ hàng lẻ, dùng mẫu trung tính và có thể vận hành theo điều khoản riêng của forwarder, không nhất thiết theo quy tắc IATA.

Với chủ hàng gửi hàng lẻ qua forwarder, chứng từ trong tay họ thường là HAWB, còn MAWB đứng tên forwarder với hãng bay. Khi có tranh chấp về tổn thất, cần xác định rõ mình đang làm việc với ai và theo bộ điều khoản nào.

Bộ bản sao và màu sắc của AWB

AWB giấy được phát hành theo bộ tối thiểu tám bản, phân biệt bằng màu. Ba bản đầu là bản gốc: bản 1 màu xanh lá dành cho hãng vận chuyển, bản 2 màu hồng đi kèm hàng cho người nhận, bản 3 màu xanh dương giao cho người gửi. Bản thứ tư màu vàng dùng làm bằng chứng đã giao hàng. Các bản còn lại là bản sao phục vụ các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển.

AWB khác vận đơn đường biển (B/L) ở đâu?

Đây là chỗ người mới hay nhầm nhất. Bảng dưới đặt hai chứng từ cạnh nhau. Bạn có thể xem thêm cách đọc vận đơn biển trong bài Vận đơn đường biển (Bill of Lading) là gì.

Hệ quả với thanh toán quốc tế là rất thực tế: vì AWB không phải chứng từ sở hữu, ngân hàng và người bán khó dùng nó để kiểm soát hàng như với B/L theo lệnh. Trong thư tín dụng (L/C), điều này thường được xử lý bằng cách ghi người nhận hàng là ngân hàng hoặc quy định rõ chứng từ yêu cầu.

e-AWB: vận đơn hàng không điện tử

Theo chương trình e-AWB của IATA, vận đơn hàng không điện tử loại bỏ yêu cầu về chứng từ giấy dựa trên Nghị quyết IATA 672. Người tham gia không còn phải in, xử lý và lưu trữ bản giấy, nên quy trình trong chuỗi cung ứng gọn hơn. Chương trình nằm trong sáng kiến e-freight của ngành, có sự tham gia của hãng bay, forwarder, đơn vị mặt đất, chủ hàng, đại lý hải quan và cơ quan hải quan.

Những lỗi thường gặp khi lập và dùng AWB

• Ghi sai tên hoặc địa chỉ người nhận, khiến lô hàng bị giữ ở sân bay đến.
• Mô tả hàng hóa và số kiện, trọng lượng không khớp hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
• Nhầm MAWB với HAWB khi khiếu nại hoặc khi tra cứu tình trạng lô hàng.
• Coi AWB là chứng từ sở hữu và dùng nó như B/L theo lệnh trong giao dịch có tài trợ thương mại.

Muốn hiểu sâu hơn về cách hãng bay định giá, xếp hàng và vận hành chuỗi hàng không, cuốn Air Cargo Management của Sales và Scholte là tài liệu chuyên sâu về mảng này. Các bài khác về giao nhận và vận tải được tập hợp tại chuyên mục Vận tải - Giao nhận.