Order picking là gì? Các phương pháp lấy hàng phổ biến trong kho

Order picking (nhặt hàng, lấy hàng theo đơn) là công đoạn nhân viên kho tìm và lấy đúng mặt hàng, đúng số lượng theo đơn hàng để chuẩn bị đóng gói và giao đi. Đây là bước tốn nhiều nhân công và thời gian nhất trong toàn bộ quy trình vận hành kho, vì mỗi đơn hàng lại yêu cầu di chuyển, xác định vị trí và kiểm đếm riêng. Chọn sai phương pháp lấy hàng khiến kho tốn thời gian di chuyển vô ích, dễ nhầm đơn và khó mở rộng khi lượng đơn tăng theo mùa vụ.

Order picking là gì?

Theo định nghĩa trên Wikipedia (Order picking), đây là một trong các quy trình cốt lõi của kho logistics, gồm việc tìm và thu gom hàng hoá theo đúng số lượng trước khi đóng gói và giao cho khách. Order picking khác với nhập kho (receiving) hay lưu trữ (put-away) ở chỗ nó luôn gắn với một đơn hàng cụ thể - đầu ra trực tiếp ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng và trải nghiệm khách mua.

Trong các trung tâm phân phối hiện đại, chi phí cho khâu lấy hàng thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí vận hành kho, chủ yếu do thời gian nhân viên di chuyển giữa các kệ hàng. Vì vậy, thiết kế sơ đồ kho và chọn phương pháp lấy hàng phù hợp là hai yếu tố quyết định năng suất picking, cùng nhóm với các nguyên tắc tổ chức kho khoa học khác đã được LogisticsBook.vn phân tích trong cụm bài về quản lý kho.

Bốn phương pháp lấy hàng phổ biến

1. Discrete picking (lấy hàng theo từng đơn riêng lẻ)

Một nhân viên đi lấy toàn bộ mặt hàng cho một đơn hàng duy nhất, từ đầu đến cuối, trước khi chuyển sang đơn kế tiếp. Đây là cách làm đơn giản nhất, dễ kiểm soát sai sót vì mỗi đơn do một người phụ trách trọn vẹn, nhưng tốn nhiều thời gian di chuyển khi kho có diện tích lớn hoặc số đơn nhiều.

2. Batch picking (lấy hàng theo lô)

Nhân viên gom nhiều đơn hàng có mặt hàng trùng nhau thành một lượt đi, lấy từng mã hàng (SKU) đủ số lượng cho tất cả các đơn trong lô rồi mới phân chia lại theo từng đơn ở khu đóng gói. Cách này giảm đáng kể số lần di chuyển lặp lại đến cùng một vị trí kệ, phù hợp với kho có nhiều đơn nhỏ và mặt hàng lặp lại thường xuyên, ví dụ mô hình bán lẻ trực tuyến.

3. Zone picking (lấy hàng theo khu vực)

Kho được chia thành nhiều khu vực (zone), mỗi nhân viên chỉ phụ trách lấy hàng trong khu vực của mình. Đơn hàng đi qua lần lượt các khu vực (hoặc được ghép lại ở cuối) cho đến khi đủ hàng. Phương pháp này giúp nhân viên thông thạo vị trí trong khu vực nhỏ, giảm thời gian tìm kiếm, thích hợp với kho có chủng loại hàng đa dạng và diện tích lớn.

4. Wave picking (lấy hàng theo đợt)

Theo Wikipedia (Wave picking), đơn hàng được nhóm lại thành các đợt (wave) theo lịch xuất hàng, hạn chót của đơn vị vận chuyển hoặc kế hoạch bố trí nhân sự, sau đó xử lý picking đồng loạt theo từng đợt. Wave picking thường được kết hợp với batch hoặc zone picking để đồng bộ nhịp độ lấy hàng với khâu đóng gói và giao vận, tránh tình trạng hàng lấy xong nhưng chưa kịp đóng gói hoặc ùn ứ tại bến xuất.

Nhiều trung tâm phân phối không chỉ dùng một phương pháp duy nhất mà kết hợp hai hoặc nhiều cách trên (ví dụ zone kết hợp batch, hoặc wave kết hợp zone) để vừa tối ưu quãng đường di chuyển vừa đáp ứng được nhiều dạng đơn hàng khác nhau trong cùng một kho.

Chọn phương pháp nào cho phù hợp?

Không có một phương pháp “tốt nhất” áp dụng cho mọi kho. Việc lựa chọn phụ thuộc vào số lượng đơn mỗi ngày, mức độ trùng lặp mặt hàng giữa các đơn, diện tích và cách bố trí kệ, cũng như mức độ đầu tư vào hệ thống quản lý kho (WMS). Theo bài viết “Quản lý kho hàng: Kinh nghiệm hay công nghệ?” trên Cổng thông tin Logistics Việt Nam, hiệu quả quản lý kho không chỉ đến từ công nghệ mà còn từ kinh nghiệm tổ chức quy trình - một kho nhỏ, ít đơn có thể vận hành tốt chỉ với discrete picking và sổ sách thủ công, trong khi kho lớn, nhiều đơn theo mùa vụ gần như bắt buộc phải có hệ thống quản lý kho (WMS) để điều phối batch hoặc wave picking hiệu quả.

Một nguyên tắc thực dụng: bắt đầu từ discrete picking khi kho còn nhỏ và ít đơn, chuyển sang batch hoặc zone picking khi số đơn tăng và bắt đầu thấy nhân viên đi lại quá nhiều, rồi mới cân nhắc wave picking khi cần đồng bộ với lịch xuất hàng của nhiều đơn vị vận chuyển cùng lúc. Việc tổ chức lại phương pháp picking nên đi cùng với rà soát cách sắp xếp hàng hoá trong kho, sao cho hàng nhập trước hoặc hết hạn trước luôn nằm ở vị trí dễ lấy nhất.

Những sai lầm thường gặp khi tổ chức picking

Nhiều kho vừa và nhỏ ở Việt Nam gặp chung một số vấn đề khi mở rộng quy mô đơn hàng mà chưa kịp thay đổi cách lấy hàng:

• Giữ nguyên discrete picking khi số đơn đã tăng gấp nhiều lần: nhân viên đi lại quá nhiều lần đến cùng một khu vực kệ trong ngày, làm chậm toàn bộ tiến độ xuất hàng dù số lượng nhân sự không đổi.
• Sắp xếp hàng hoá không theo tần suất xuất kho: mặt hàng bán chạy vẫn nằm ở vị trí xa hoặc trên cao, trong khi mặt hàng ít di chuyển lại chiếm chỗ thuận tiện gần cửa xuất - đây là lỗi bố trí kho (slotting) độc lập với việc chọn phương pháp picking, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến quãng đường di chuyển thực tế.
• Không đo lường năng suất picking bằng số liệu cụ thể: thiếu chỉ số như số dòng đơn hàng lấy được mỗi giờ hoặc tỷ lệ sai sót khiến doanh nghiệp không biết phương pháp đang áp dụng có thực sự hiệu quả hay chỉ đang “quen tay”.
• Áp dụng batch hoặc wave picking mà không có phần mềm hỗ trợ: khi số lượng đơn và mã hàng lớn, việc phân chia lại hàng đã gom theo lô cho từng đơn bằng tay rất dễ nhầm lẫn, cần ít nhất một công cụ theo dõi đơn giản đi kèm.

Việc khắc phục các sai lầm này thường không đòi hỏi đầu tư công nghệ lớn ngay từ đầu - phần lớn xuất phát từ việc rà soát lại quy trình, đo lường bằng số liệu thực tế và điều chỉnh dần theo từng giai đoạn tăng trưởng của kho.

Sách tham khảo để hiểu sâu về order picking

Cuốn Warehouse Management của Gwynne Richards dành hẳn nhiều chương phân tích các phương pháp lấy hàng, cách bố trí kho theo tần suất xuất hàng (slotting) và cách đo lường năng suất picking bằng các chỉ số cụ thể. Đây là một trong những giáo trình thực hành được dùng phổ biến trong đào tạo quản lý kho hiện đại, do Gwynne Richards - chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn vận hành kho tại Anh - biên soạn.

Người mới tìm hiểu về vận hành kho nói chung có thể bắt đầu từ cụm bài Quản lý kho trên LogisticsBook.vn, nơi tổng hợp các khái niệm nền tảng như WMS, 5S và FIFO/FEFO trước khi đi sâu vào từng phương pháp lấy hàng cụ thể.