TCO là gì? Cách tính Tổng chi phí sở hữu trong mua hàng doanh nghiệp

Trong mua hàng doanh nghiệp, nhiều người chỉ so sánh giá niêm yết trên báo giá của nhà cung cấp để quyết định chọn ai. Cách làm này bỏ sót phần lớn chi phí thật sự phát sinh sau khi hợp đồng được ký, từ vận chuyển, lưu kho, bảo trì cho tới xử lý khi sản phẩm hết vòng đời. Total Cost of Ownership (TCO), tạm dịch Tổng chi phí sở hữu, là công cụ giúp bộ phận mua hàng nhìn thấy toàn bộ bức tranh chi phí đó trước khi đặt bút ký.

TCO là gì?

Theo CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), tổ chức nghề nghiệp hàng đầu về mua hàng và chuỗi cung ứng tại Anh, TCO được định nghĩa là “một phương pháp tiếp cận có cấu trúc để tính toán đầy đủ các chi phí liên quan đến việc mua và sử dụng một tài sản hoặc một khoản mua sắm trong suốt vòng đời của nó”.

Nói cách khác, TCO không dừng lại ở giá mua (purchase price) mà cộng dồn mọi khoản chi phí phát sinh trong toàn bộ thời gian doanh nghiệp sở hữu và sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ đó, kể cả những khoản không xuất hiện trên hóa đơn ban đầu.

4 nhóm chi phí cấu thành TCO

Theo phân loại của CIPS, tổng chi phí sở hữu được chia thành bốn nhóm chính:

• Chi phí mua sắm (procurement costs): số tiền trả cho nhà cung cấp để có được sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị.
• Chi phí tiếp nhận (acquisition costs): chi phí để đưa sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị về đến địa điểm của doanh nghiệp, gồm vận chuyển, thuế nhập khẩu, lắp đặt ban đầu.
• Chi phí sử dụng (usage costs): phát sinh trong suốt vòng đời sử dụng, ví dụ chi phí tồn kho, chuyển đổi thành thành phẩm, hao hụt, bảo hành, đào tạo vận hành.
• Chi phí cuối vòng đời (end-of-life costs): chi phí khi sản phẩm hoặc thiết bị hết hạn sử dụng, như thanh lý, xử lý chất thải, chấm dứt hợp đồng dự án.

Cách phân loại này giúp người mua hàng không bỏ sót các khoản chi phí “ẩn” nằm ngoài hóa đơn gốc, vốn thường bị lãng quên khi so sánh nhà cung cấp chỉ dựa trên giá chào.

Công thức tính TCO

Công thức tổng quát của TCO có thể viết dưới dạng:

TCO = Chi phí tiếp nhận + Chi phí vận hành + Chi phí bảo trì + Chi phí thanh lý + Chi phí ẩn khác

Trong đó chi phí tiếp nhận là phần dễ nhìn thấy nhất (giá mua, thuế, phí vận chuyển, lắp đặt), còn các nhóm còn lại thường đòi hỏi doanh nghiệp phải thu thập dữ liệu thực tế qua nhiều kỳ vận hành mới ước lượng chính xác được. Với thiết bị hoặc hợp đồng có giá trị lớn, việc mô hình hóa TCO theo từng năm trong suốt vòng đời tài sản sẽ cho kết quả đáng tin cậy hơn so với ước tính một lần.

Vì sao chỉ nhìn giá mua là sai lầm

Một ví dụ kinh điển trong ngành mua hàng: hai nhà cung cấp thiết bị công nghiệp chào giá chênh nhau 15%, doanh nghiệp chọn bên rẻ hơn để tiết kiệm ngân sách ban đầu. Nhưng nếu thiết bị đó tiêu tốn nhiều điện năng hơn, cần bảo trì thường xuyên hơn, hoặc có tuổi thọ ngắn hơn, phần chênh lệch chi phí vận hành và thay thế trong vài năm sau có thể vượt xa khoản tiết kiệm ban đầu. Đây chính là lý do Wikipedia mô tả TCO như một chỉ số tài chính nhằm giúp người mua và người dùng doanh nghiệp xác định chi phí trực tiếp và gián tiếp của một sản phẩm hoặc hệ thống, thay vì chỉ nhìn vào giá niêm yết.

TCO khác gì với giá mua và với TCA

Giá mua (purchase price) chỉ là một thành phần trong chi phí mua sắm, bản thân nó đã nằm trong nhóm chi phí đầu tiên của TCO. Nhiều tài liệu mua hàng còn phân biệt TCO với TCA (Total Cost of Acquisition, tổng chi phí tiếp nhận): TCA dừng lại ở thời điểm hàng hóa được giao và nghiệm thu, còn TCO kéo dài xuyên suốt vòng đời sử dụng cho tới khi thanh lý. Theo ISM (Institute for Supply Management), hiệp hội quản lý cung ứng lâu đời của Mỹ, việc phân biệt rõ hai khái niệm này giúp bộ phận mua hàng tránh nhầm lẫn khi báo cáo hiệu quả tiết kiệm chi phí lên ban lãnh đạo.

Ứng dụng TCO trong thực tế mua hàng doanh nghiệp

TCO thường được sử dụng trong các tình huống sau:

• Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: so sánh nhiều chào giá dựa trên tổng chi phí dự kiến trong suốt vòng đời hợp đồng, thay vì chỉ so đơn giá.
• Quyết định mua sắm thiết bị, tài sản cố định: tính toán chi phí vận hành, bảo trì, năng lượng tiêu thụ trước khi chọn model hoặc thương hiệu.
• Category management: khi xây dựng chiến lược mua hàng cho từng nhóm sản phẩm, TCO là căn cứ để đàm phán điều khoản hợp đồng dài hạn có lợi hơn về tổng chi phí, không chỉ về giá đơn vị.
• Ra quyết định outsource hay tự làm (make or buy): so sánh TCO của phương án tự đầu tư thiết bị với phương án thuê ngoài dịch vụ.

Với doanh nghiệp logistics và chuỗi cung ứng, TCO đặc biệt quan trọng khi lựa chọn phương tiện vận tải, hệ thống kho bãi, hoặc phần mềm quản lý, vì các khoản đầu tư này thường có vòng đời sử dụng kéo dài nhiều năm và chi phí vận hành chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với chi phí mua ban đầu.

Bắt đầu áp dụng TCO như thế nào

Với doanh nghiệp mới làm quen, có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ: chọn một nhóm hàng hóa hoặc thiết bị đang mua định kỳ, liệt kê đầy đủ bốn nhóm chi phí theo khung của CIPS, thu thập số liệu thực tế từ các kỳ mua trước, rồi so sánh giữa các nhà cung cấp hiện có. Sau khi có mô hình TCO cho một nhóm hàng, việc mở rộng sang các nhóm khác sẽ nhanh hơn nhờ đã có sẵn khung tính toán và kinh nghiệm thu thập dữ liệu.

Để hiểu sâu hơn cách xây dựng mô hình chi phí và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp trong thực tế doanh nghiệp Việt Nam, cuốn Kiểm soát chi phí mua hàng và quản lý nhà cung cấp là tài liệu tham khảo phù hợp, trình bày cụ thể các phương pháp kiểm soát chi phí xuyên suốt quá trình mua hàng chứ không chỉ dừng ở khâu đàm phán giá.

TCO cũng có mối liên hệ chặt chẽ với category management, phương pháp quản trị mua hàng theo từng nhóm sản phẩm mà LogisticsBook đã giới thiệu trước đó: một chiến lược category tốt luôn dựa trên phân tích tổng chi phí sở hữu của cả nhóm hàng, không chỉ đàm phán giá từng đơn hàng riêng lẻ.

Kết luận

TCO buộc bộ phận mua hàng nhìn xa hơn con số trên báo giá, để thấy được toàn bộ dòng tiền thực sự chảy ra trong suốt vòng đời một khoản mua sắm. Đây là kỹ năng nền tảng của nghề mua hàng chuyên nghiệp, và cũng là tiêu chí ngày càng được các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam áp dụng khi đánh giá nhà cung cấp dài hạn, thay vì chỉ chọn bên chào giá thấp nhất.

Xem thêm các đầu sách và bài viết chuyên sâu khác về nghiệp vụ mua hàng trong chuyên mục Mua hàng - Sourcing của LogisticsBook.