HS code là gì? Cấu trúc mã HS và cách tra cứu chính xác cho hàng xuất nhập khẩu

HS code là mã số phân loại hàng hóa dùng chung trên toàn cầu, cho biết một mặt hàng thuộc nhóm nào trong danh mục thương mại quốc tế. Mã này là căn cứ để cơ quan hải quan xác định thuế suất, chính sách quản lý mặt hàng và thống kê thương mại. Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, áp đúng mã HS quyết định trực tiếp số thuế phải nộp và tốc độ thông quan của lô hàng.

HS code là gì?

HS là viết tắt của Harmonized Commodity Description and Coding System, thường gọi tắt là Harmonized System, do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) xây dựng và duy trì. Theo giới thiệu chính thức về Hệ thống hài hòa của WCO, hệ thống này bao gồm hơn 5.000 nhóm hàng, mỗi nhóm được nhận diện bằng một mã sáu chữ số, sắp xếp theo một cấu trúc pháp lý và logic thống nhất.

Quy mô áp dụng của HS là lý do khiến mã này trở thành ngôn ngữ chung của thương mại: hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ dùng HS làm nền tảng cho biểu thuế hải quan và thống kê thương mại, và hơn 98% hàng hóa trong thương mại quốc tế được phân loại theo HS. Nói cách khác, khi một doanh nghiệp Việt Nam khai mã HS cho lô hàng đi châu Âu, hải quan nước nhập khẩu hiểu chính xác mặt hàng đó là gì mà không cần dịch mô tả sản phẩm.

WCO không để hệ thống đứng yên. Ủy ban Hệ thống hài hòa chịu trách nhiệm giải quyết tranh chấp phân loại và chuẩn bị các bản sửa đổi cập nhật HS theo chu kỳ 5 đến 6 năm một lần, nhằm phản ánh những mặt hàng và công nghệ mới xuất hiện trên thị trường. Cách giải thích chính thức của HS nằm trong bộ Chú giải chi tiết gồm 5 tập do WCO phát hành, đây mới là tài liệu có giá trị tham chiếu khi xảy ra tranh chấp về mã, không phải các bảng tra rút gọn lưu hành trên mạng.

Cấu trúc mã HS: từ 6 số quốc tế đến 8 số của Việt Nam

Sáu chữ số đầu là phần thống nhất toàn cầu

Mã HS được đọc theo từng cặp số, đi từ khái quát đến chi tiết. Hai số đầu xác định chương, tức nhóm hàng lớn mà sản phẩm thuộc về. Hai số tiếp theo thu hẹp vào nhóm hàng cụ thể trong chương đó. Hai số thứ năm và sáu tiếp tục chia nhỏ thành phân nhóm. Sáu chữ số này là phần bắt buộc giống nhau ở mọi quốc gia thành viên, và đây chính là lý do một mã HS sáu số có thể dùng để trao đổi với đối tác nước ngoài mà không sợ hiểu sai mặt hàng.

Việt Nam chi tiết thêm đến cấp 8 số

Mỗi nước được quyền chi tiết hóa thêm sau sáu số quốc tế để phục vụ chính sách thuế và quản lý riêng. Tại Việt Nam, danh mục đang áp dụng được ban hành kèm Thông tư 31/2022/TT-BTC về Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, do Bộ Tài chính ban hành ngày 08/06/2022 và có hiệu lực từ ngày 01/12/2022. Danh mục này chi tiết đến cấp 8 chữ số, tương thích với danh mục hài hòa thuế quan của khu vực ASEAN.

Hệ quả thực tế: hai chữ số cuối chỉ có giá trị trong phạm vi Việt Nam. Khi tra mã trên trang hải quan nước ngoài, doanh nghiệp có thể thấy mặt hàng của mình mang mã 10 số hoặc 8 số khác với mã ở Việt Nam, nhưng sáu số đầu vẫn phải trùng khớp. Nếu sáu số đầu đã lệch nhau thì gần như chắc chắn một trong hai bên đang áp sai mã.

Áp sai mã HS thì hậu quả là gì?

Mã HS không đơn thuần là một con số hành chính, nó kéo theo ba nhóm nghĩa vụ khác nhau của lô hàng.

Thứ nhất là thuế. Thuế suất nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng gắn với mã HS. Chênh nhau một phân nhóm có thể là chênh nhau vài phần trăm đến vài chục phần trăm thuế suất. Áp thấp hơn thực tế dẫn đến truy thu và phạt chậm nộp; áp cao hơn thực tế thì doanh nghiệp tự thiệt hại và việc xin hoàn lại rất mất thời gian.

Thứ hai là chính sách quản lý mặt hàng. Giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, dán nhãn năng lượng đều được quy định theo mã HS. Một mặt hàng tưởng chừng thông thường nhưng nếu rơi vào phân nhóm thuộc diện kiểm tra chuyên ngành thì lô hàng sẽ dừng ở cảng cho tới khi có kết quả kiểm tra.

Thứ ba là ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại tự do. Quy tắc xuất xứ trong các FTA được viết theo mã HS, chẳng hạn tiêu chí chuyển đổi mã số hàng hóa. Nếu mã HS khai trên tờ khai không khớp với mã ghi trên chứng nhận xuất xứ, lô hàng có thể bị từ chối cho hưởng thuế suất ưu đãi. Đây là lỗi phổ biến và tốn kém, chi tiết về loại chứng từ này được trình bày trong bài C/O là gì và các mẫu form chứng nhận xuất xứ phổ biến.

Cách tra cứu mã HS chính xác theo 4 bước

Bước 1: Mô tả hàng hóa đầy đủ trước khi tra

Phân loại hàng hóa dựa trên bản chất của hàng, không dựa trên tên thương mại. Vì vậy trước khi mở bất kỳ bảng tra nào, cần tập hợp: tên khoa học hoặc tên kỹ thuật của sản phẩm, thành phần cấu tạo và tỷ lệ, công dụng chính, quy trình gia công, quy cách đóng gói, tình trạng hàng khi nhập khẩu như nguyên chiếc hay tháo rời. Thiếu các thông tin này thì mọi kết quả tra cứu chỉ là phỏng đoán.

Bước 2: Xác định chương rồi mới đi xuống nhóm

Cách tra hiệu quả là đi từ trên xuống: xác định chương phù hợp trước, đọc chú giải của phần và chương đó, rồi mới chọn nhóm và phân nhóm. Chú giải phần và chương có giá trị pháp lý khi phân loại, nhiều trường hợp chú giải loại trừ thẳng một mặt hàng ra khỏi chương mà người tra cứu nếu chỉ dò theo từ khóa sẽ không bao giờ phát hiện ra.

Bước 3: Vận dụng sáu quy tắc tổng quát

Hệ thống HS đi kèm sáu quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại, áp dụng theo thứ tự. Các quy tắc này xử lý những tình huống mà mô tả nhóm hàng không bao trùm trọn vẹn sản phẩm: hàng chưa hoàn chỉnh nhưng đã có đặc trưng cơ bản của hàng hoàn chỉnh, hàng hỗn hợp từ nhiều nguyên liệu, bộ hàng đóng gói để bán lẻ, hay trường hợp một mặt hàng thoạt nhìn phù hợp với hai nhóm khác nhau. Đây là phần khiến việc áp mã trở thành nghiệp vụ chuyên môn thay vì thao tác tra bảng.

Bước 4: Đối chiếu danh mục Việt Nam và tham vấn khi chưa chắc chắn

Sau khi có mã sáu số, đối chiếu tiếp với danh mục 8 số của Việt Nam để ra mã khai báo. Nguồn tra cứu nên ưu tiên là văn bản gốc và Cổng thông tin điện tử Hải quan Việt Nam, thay vì các bảng tra do bên thứ ba tổng hợp lại và thường chậm cập nhật sau mỗi lần danh mục sửa đổi. Với mặt hàng mới, hàng có cấu tạo phức tạp hoặc giá trị lô hàng lớn, doanh nghiệp nên làm thủ tục xác định trước mã số hàng hóa với cơ quan hải quan. Một văn bản xác định trước có giá trị hơn nhiều so với việc tranh luận tại thời điểm thông quan, khi hàng đã nằm ở cảng và chi phí lưu bãi đang phát sinh từng ngày.

Những lỗi áp mã HS thường gặp

Tra theo tên thương mại của sản phẩm. Tên trên bao bì hoặc catalogue của nhà cung cấp được viết cho mục đích tiếp thị, không phản ánh bản chất kỹ thuật. Cần dịch tên thương mại sang mô tả kỹ thuật trước khi tra.

Lấy nguyên mã HS do người bán nước ngoài cung cấp. Mã của nhà cung cấp phản ánh cách phân loại tại nước xuất khẩu và chỉ đáng tin ở sáu số đầu. Hai số cuối theo danh mục Việt Nam vẫn phải tự xác định.

Dùng lại mã cũ cho lô hàng mới mà không kiểm tra. Danh mục được sửa đổi định kỳ, một mã đúng ở kỳ trước có thể đã bị tách, gộp hoặc chuyển sang phân nhóm khác. Mỗi khi danh mục có bản mới, cần rà lại toàn bộ danh sách mặt hàng thường xuyên nhập khẩu.

Bỏ qua chú giải phần và chương. Đây là lỗi khiến nhiều tranh chấp phân loại kéo dài, vì hai bên tra cùng một bảng nhưng một bên đọc chú giải còn bên kia thì không.

Học sâu hơn về phân loại và thuế xuất nhập khẩu

Mã HS là điểm giao giữa nghiệp vụ hải quan và nghiệp vụ kế toán thuế, nên người làm xuất nhập khẩu cần nắm cả hai phía. Về phần hạch toán thuế và chi phí gắn với hàng nhập khẩu, cuốn Giáo trình Kế toán xuất nhập khẩu trình bày cách ghi nhận thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập và các khoản chi phí phát sinh theo lô hàng, giúp hiểu vì sao một sai sót ở mã HS lại lan sang toàn bộ giá vốn của lô hàng.

Nếu bạn đang bắt đầu với mảng thủ tục và chứng từ, hãy đọc theo lộ trình từ tổng quan tới chi tiết trong chuyên mục Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nơi tập hợp các bài về bộ chứng từ, quy trình xuất khẩu và giấy tờ đi kèm lô hàng.

Tóm tắt

• HS code là mã phân loại hàng hóa do WCO xây dựng, gồm hơn 5.000 nhóm hàng, mã sáu số dùng chung ở hơn 200 quốc gia và bao phủ hơn 98% hàng hóa thương mại quốc tế.
• Sáu số đầu thống nhất toàn cầu; Việt Nam chi tiết đến 8 số theo Danh mục ban hành kèm Thông tư 31/2022/TT-BTC, hiệu lực từ 01/12/2022.
• Mã HS quyết định thuế suất, chính sách quản lý mặt hàng và khả năng hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA.
• Tra mã đúng cách là đi từ mô tả kỹ thuật đầy đủ, xác định chương, đọc chú giải, vận dụng sáu quy tắc tổng quát, rồi đối chiếu danh mục Việt Nam.
• Với mặt hàng phức tạp hoặc lô hàng giá trị lớn, nên xin xác định trước mã số hàng hóa thay vì chờ tranh luận lúc thông quan.